수출바우처 전시회 항목, 이대로 하면 정산도 성과도 된다

전시회 참가 항목은 수출바우처에서 예산 소진이 큰 항목입니다.

정산을 안전하게 마무리하고 실질적인 성과를 내는 전략까지 정리했습니다.

전시회, 갔다 오고 끝? 그럼 돈만 날립니다

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✍️ 서론

“수출하려면 전시회는 나가야죠.”
이 말은 맞다. 하지만, 나가는 것보다 중요한 건 어떻게 준비하고 어떻게 기록하느냐다.

 

수출바우처로 전시회를 다녀온 기업들 중 정산 안 되거나 성과 0인 사례가 꽤 많다.
부스만 지어놓고 사람도 안 보내거나, 사진 몇 장으로 결과 보고 끝낸다거나, 실제로 이런 일 많다.

 

이번 글에서는 수출바우처 기준으로 전시회 참가 시 정산 요건, 자주 빠뜨리는 증빙 서류,
그리고 성과를 만들어내는 참여 전략까지 현실적으로 정리했다.

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✅ 전시회 항목에서 가능한 경비 범위

공고문 기준, 아래 항목들은 수출바우처로 정산 가능:

참가비	부스 임차료, 등록비 등
부스 제작비	기본 부스 외 전시물 제작, 그래픽 등
운송비	제품 샘플, 전시물 운송에 한함
통역비	행사 중 통역 인건비
출장비	항공, 숙박 일부 (제한 조건 있음)
홍보물 제작	팜플렛, 배너 등

※ 단, 해외 전시회일 경우에만 출장비 일부 가능

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✅ 전시회 참가 시 반드시 제출해야 할 정산 서류

참가 신청서	행사 주관기관에서 받은 원본 또는 스캔본
부스 위치 확인서	부스 번호 포함 자료 (도면, 이메일 등)
현장 사진	기업명·제품이 나온 부스 현장 사진 (2장 이상)
항공/숙박 증빙	출장자 명단, 이체 증명 등
세금계산서 + 입금증	모든 지출 항목에 대해 필수
결과보고서	바이어 상담 내용, 참가 성과 요약

📌 사진은 “참가했다”의 핵심 증거다
→ 참가자 얼굴, 부스 전면, 바이어 상담 현장 사진 필수
→ 바이어 명함 스캔하면 성과 인정에도 도움

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✅ 정산 거절 자주 나오는 사례

1. 현장 사진 없거나, 기업명이 보이지 않음
   → 그냥 행사 풍경 사진 = 무의미
2. 출장비로 관광 일정 포함됨
   → 일정이 행사 전/후로 너무 길면 전체 불인정
3. 부스 제작 비용이 과도하게 책정됨
   → 실물/도면/비교견적 없이 단가만 높을 경우 삭감 가능
4. 전시회 주관기관이 불분명
   → 인스타 기반 소규모 행사는 정산 거절 가능성 높음

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✅ 전시회 참가를 성과로 연결하려면

✅ 1. 미팅 스케줄 사전 확보

→ KOTRA·무역협회·현지 바이어 DB 통해 상담 미팅 예약
→ 그냥 ‘참가’만 하고 기다리면 아무 일도 안 생긴다

✅ 2. 명함 + 상담노트 확보

→ 바이어 명함 + 어떤 내용 이야기했는지 간단 기록
→ 사후 연락 시 성과로 인정될 수 있음

✅ 3. SNS·뉴스 활용 홍보

→ 참가 사진 + 제품 소개를 SNS·보도자료로 배포
→ URL 첨부하면 홍보성과 자료로 활용 가능

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✅ 전시회 준비 체크리스트

✅ 참가신청 완료 (바우처 시작일 이후)
✅ 부스 위치 확정 + 확인서 확보
✅ 항공·숙소 예약 완료 (참가자 명단 포함)
✅ 제품/홍보물 사전 배송 계획 수립
✅ 사진/영상 촬영자 지정
✅ 바이어 상담 일정 사전 세팅
✅ 정산 서류 사전 리스트 확보

→ 준비 단계에서 정산까지 한 번에 계획해야 실수 안 한다

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✅ 마무리

전시회 참가 항목은 예산이 크고 효과도 크다.
하지만 그만큼 리스크도 크다.

부스는 멋졌는데, 서류 하나 빠져서 전액 환수되는 경우도 있다.
실제로 갔다 왔는데 증빙 부족으로 인정 못 받는 경우도 흔하다.

 

전시회는 ‘결과’가 아니라 ‘증빙’이 남아야 한다.
그리고 그 안에서 미팅 하나라도 성사되면 수출의 시작이 될 수 있다.